Tout savoir sur les responsabilités d’une hôtesse évènementielle

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Les hôtesses évènementielles créent une atmosphère chaleureuse et accueillante pour les invités et les participants à l’événement. Elles travaillent dans une grande variété de lieux et de fonctions sociales, y compris des événements de galerie d’art, des restaurants, des réceptions de mariage, des efforts de collecte de fonds, des conférences et des salons professionnels. Les hôtesses soutiennent les organisateurs lors d’événements de toutes sortes. Elles peuvent s’impliquer avant ou après l’événement et surtout pendant l’événement.

Rôle d’une hôtesse évènementielle

Leur rôle consiste à accueillir et guider le public, en offrant des informations et de l’aide en cas de besoin. Un participant ne sait pas dans quelle salle se déroule l’atelier ? Ou ont-ils perdu le programme de la conférence ? Le personnel de l’événement sera leur point d’information pour obtenir toute information. En outre, le personnel de l’événement est souvent nécessaire pour promouvoir une marque ou un produit commercial. Les stands ont besoin de ce rôle, que ce soit dans les expos ou les centres commerciaux.

Hôtesse de conférence

Généralement, les hôtesses collaborent avec d’autres professionnels, tels que le responsable du site ou l’organisateur de l’événement. Avez-vous fait appel à une agence d’hôtesse évènementiel pour recruter le personnel de votre événement ? Dans ce cas, vous aurez affaire à des experts déjà formés et expérimentés. Cependant, une formation ad hoc pour chaque événement est également nécessaire. Avant toute mission, l’organisateur ou l’entreprise fournit un briefing, pour définir les tâches nécessaires. Au cours de cette réunion, le personnel de l’événement absorbera toutes les informations : du type d’événement au ton de voix requis. Avant l’événement, le personnel aide généralement à l’installation. Pendant l’événement, ils peuvent soutenir principalement l’accueil des participants. À la fin de l’événement, le personnel de l’événement s’occupe des activités de clôture, telles que les certificats de présence ou les sondages auprès des invités. Enfin, les hôtes d’événements et les hôtesses d’événements peuvent guider les invités vers la sortie et aider à réinitialiser les salles de réunion. Lorsque les événements durent plusieurs jours, le personnel de l’événement peut guider les invités dans leurs transferts.

Hôtesse promotionnelle

Comme nous l’avons mentionné plus haut, en plus des tâches habituelles d’hôtesse, nous pouvons ajouter des tâches promotionnelles. Dans ce cas, nous parlons d’une Hôtesse Promo. Habituellement, les expositions nécessitent ces rôles ou une entreprise qui construit un stand dans un centre commercial ou n’importe où ailleurs, pour lancer, par exemple, un nouveau produit ou service. Dans ce cas, ces professionnels doivent avoir une excellente connaissance du produit et de l’entreprise qu’ils représentent, pour le proposer à des clients potentiels avec une expertise et répondre avec précision à toutes leurs questions. L’hôtesse de l’événement engagera ses visiteurs, les motivant à entreprendre une action spécifique (essayer un parfum, déguster un nouveau café)

 

L’hôtesse d’accueil deviendra un ambassadeur de la marque  visant à promouvoir et commercialiser (le terme technique s’appelle marketing de terrain). Par conséquent, elle doit attirer le public vers le produit, en lui transmettant ses valeurs et ses objectifs.

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